بالنسبة لمصنعي السيارات الذين يعانون من جبال من الوثائق الورقية أو المخاوف بشأن أمن البيانات ، لم يعد تنفيذ أنظمة معلومات موثقة موثقة اختياريًا.يجب على الشركات التي تتوافق مع معايير IATF 16949 إنشاء أنظمة إدارة الجودة الشاملة، حيث تكون "المعلومات الموثقة" هي الأساس ليس فقط للامتثال التنظيمي ولكن للتميز التشغيلي وتقليل المخاطر والتحسين المستمر.
منذ إصدار ISO 9001:2015، تم توحيد المصطلحات التقليدية "المستندات" و "السجلات" إلى "المعلومات الموثقة".هذا التحول المفاهيمي ينطبق على قطاع السياراتيحدد معيار ISO 9001 المعلومات الموثقة على أنها بيانات خاضعة للسيطرة والحفاظ عليها، مما يتطلب من المنظمات إدارة كل من المحتوى ووسيلة تخزينها.
تتجاوز المعايير الأيزو 9001، وتفرض IATF 16949 تفويضات توثيق أكثر صرامة.5.1.1 تتطلب بشكل صريح من المنظمات الاحتفاظ بمنظومة الجودة الموثقة بما في ذلك دليل الجودة. في حين تحتفظ الشركات بالمرونة في تحديد شكل ومبنى الدليل بناءً على حجمها،الثقافة، و التعقيد، لا يزال شرط الوثائق غير قابل للتفاوض.
البند السابع5.3.2.1 يفرض على المنظمات تحديد وثائق وتنفيذ سياسات الاحتفاظ بالسجلات التي تلبي متطلبات القانون والشركات والعملاء.هذا يتطلب إنشاء أنظمة شاملة لإدارة السجلات تضمن سلامة البيانات، الدقة، والقدرة على التتبع مهمة لكل من الامتثال التنظيمي والإجراءات التصحيحية الفعالة.
البند السابع5.3.2.2 تتناول تحديداً المواصفات الهندسية، والتي تتطلب عمليات موثقة لمراجعة وتوزيعوتطبيق معايير الهندسة للعملاء بما في ذلك إدارة المراجعة وفقا لخطوط زمنية العملاءهذا النهج المنهجي يمنع أخطاء التنفيذ الناجمة عن سوء التواصل أو سوء التفسير.
ضمن إطار إدارة الجودة في ISO 9001 ، تخدم المعلومات الموثقة أغراض استراتيجية متعددة:
يتطلب المعيار صراحة صيانة هذه الوثائق الحيوية:
يجب على المنظمات تنفيذ هذه الخطوات لتطوير أنظمة توثيق متوافقة:
توفر حلول إدارة المستندات الحديثة فوائد كبيرة:
وبالنسبة لمصنعي السيارات، فإن المعلومات الموثقة تتجاوز الامتثال، فهي تمثل ميزة استراتيجية لضمان الجودة، والتميز التشغيلي،والتمييز التنافسي في سوق متزايدة الطلب.
