عندما يسمع الناس كلمة "شهادة ISO 9001" غالباً ما يتخيلون كومة من الأعمال الورقية والإجراءات المعقدة والكوابيس البيروقراطيةهذا التصور لا يمكن أن يكون أبعد من الحقيقة خاصة منذ مراجعة عام 2015 للمعيار.
الايزو 9001: ليس كما تعتقد
يمثل معيار ISO 9001:2015 تحولًا كبيرًا عن الإصدارات السابقة ، حيث يتحرك بعيداً عن متطلبات الوثائق الصارمة نحو معيار أكثر مرونة ،النهج العملي لنظم إدارة الجودةالمبدأ الرئيسي بسيط: توثيق ما هو ضروري لدعم العمليات الفعالة والتحسين المستمر، وليس لخلق الأوراق من أجل الأوراق.
لماذا لا تزال الوثائق مهمة
في حين أصبحت متطلبات الوثائق أكثر سهولة، فإنها لا تزال ضرورية لأربعة أغراض حاسمة:
-
التواصل الإعلاميتوفر الوثائق التماسك بين الفرق ومع الشركاء الخارجيين ، مما يمنع سوء الفهم حول العمليات والمسؤوليات والمعايير.
-
دليل الامتثال:تظهر السجلات أن المنتجات والخدمات والعمليات تلبي المتطلبات المحددة، مما يخلق الثقة مع العملاء والهيئات التنظيمية.
-
الحفاظ على المعرفةالإجراءات الموثقة وأفضل الممارسات تمنع فقدان المعرفة عندما يغادر الموظفون وتمكن من الانضمام الفعال.
-
نقل الخبرة:تسمح المواصفات التقنية ووثائق العملية للمنظمات بالبناء على النجاحات السابقة عند تطوير منتجات أو خدمات جديدة.
نوعان من المعلومات الموثقة
تمييز ISO 9001:2015 بين:
الوثائق المحفوظة
هذه هي الوثائق الحية التي تصف كيفية تنفيذ الأنشطة أو العمليات (تسمى سابقا "الإجراءات الموثقة"). يمكن تحديثها مع تطور العمليات وتشمل:
- سياسات وأهداف الجودة
- وصف العملية
- تعليمات العمل
الوثائق المحفوظة
هذه هي السجلات التي توفر أدلة على الأنشطة التي تم تنفيذها (تسمى سابقًا "السجلات"). وهي تمثل حقائق موضوعية لا ينبغي تغييرها وتشمل:
- تقارير التفتيش
- سجلات التدريب
- محضر الاجتماع
- شهادات المعايرة
مراقبة الوثائق الفعالة
لا تتطلب مراقبة المستندات الحديثة جبال من الورق. يمكن للمنظمات استخدام التنسيقات الرقمية (صفحات البيانات والفيديوهات والصور وما إلى ذلك) طالما أنها تنفذ آليات التحكم المناسبة بما في ذلك:
- إجراءات مراقبة وثائق واضحة
- أنظمة إدارة المستندات الآمنة
- تدريب الموظفين على متطلبات الوثائق
- عمليات تدقيق منتظمة لمراقبة الوثائق
الوثائق الإلزامية بموجب ISO 9001:2015
الوثائق المحفوظة
- نطاق نظام إدارة الجودة
- سياسة الجودة
- أهداف الجودة
- معايير تقييم المورد
الوثائق المحفوظة
- سجلات معايرة المعدات
- سجلات مؤهلات الموظفين
- مراجعة متطلبات المنتج أو الخدمة
- سجلات التصميم والتطوير
- سجلات الإنتاج / تقديم الخدمات
- تقارير عدم المطابقة
- سجلات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة
الوثائق الموصى بها (لكنها اختيارية)
على الرغم من أنها ليست إلزامية، يمكن لهذه الوثائق تعزيز إدارة الجودة:
- إجراءات تقييم المخاطر
- برامج تطوير الكفاءات
- إجراءات صيانة المعدات
- عمليات مراقبة رضا العملاء
الاستنتاج
تركز شهادة ISO 9001 على بناء أنظمة إدارة الجودة الفعالة، وليس خلق أوراق غير ضرورية.من خلال فهم النهج المرن للمعيار في التوثيق وتنفيذ الضوابط المناسبة، يمكن للمنظمات الحصول على شهادة مع تحسين عملياتها.
